私が作成した「清掃業に特化したシフト表を公開したいと思います。
今回は大まかな構造をお伝えします。
清掃業というと、毎日現場が変わり、その現場ごとに特徴があり、さらに手順がありますよね？
その情報を、「いつでも」「どこでも」確認できる仕組み、
これをコンセプトに作成しました。
シフト表のコンセプト
私は、「スキル」や「安全」は情報が左右すると考えています。
今までその現場で起こった情報を、とりこぼさずにシフト表に反映することで、安全性や仕事の完成度はかわる。
スキル向上にも一役買うのが情報です。
手順書はもちろんですが、写真や動画などで作業に関する情報が豊富に残っていると、例えば、現場での経験を３回しないと理解できない仕事が、２回で済む可能性があると私は考えます。
シフト表に全ての情報を格納し、いつでも従業員がその情報にアクセスできれば、スキル構築や安全性が変数になると考えました。
では早速シフト表を見ていただきたいと思います。
管理者の仕事は情報操作
情報を操作する。
その手段は、従業員が常に持ち歩いているスマホになります。
核は、無料でインストールできるアプリ「Googleスプレッドシート」です。
少し私のヒストリーを話します。
シフト表のデジタル化はエクセルから始まりました。
それ以前はホワイトボードでした。
変更に対応できない
エクセルで入力したシートを印刷して、従業員に公開していましたが、
なにせ、変更の多い職場で。
刷り直しが日常的
そして、急な変更は電話連絡、
「頼む電話に出てくれ」と念じるように電話、でなければ、また「電話すべき」と忘れないように気をつかい、仕事に集中できず。
ミス多い
シフト表とは別に
- 稼働表
- 日報
つまり、シフト表、稼働表、日報
この３つはつながっていながら、まったく別々であるため、そのどれか1箇所でも変更があれば、必然的に残る２つも変更しないといけません。
当然ミスります。
マルチタスクできる人間はそう多くないと思う、私もその一種だし。
確認、確認の連続で、いい加減ほかの手段を模索し始めます。
理想図
なんとなく、シフト表理想図が思い浮かんできました。
- 従業員と共有
- リアルタイム更新
- シフト表にすべての情報を紐づける
シフト表をスマホで共有し、変更もリアルタイムで更新され、そして「稼働表」「日報」を紐づける、こうすれば、従業員も確認に時間が奪われず、私の業務負担も減る。
そのころのデジタルリテラシーはエクセルに入力ができる程度でした。
Googleのサービスは全くの無知、クラウドって？という感じで、当然Googleスプレッドシートも知りませんでした。
情報を操作できなければ、変わらない現実
極論を言ってしまえば、私はとんでもなくバカです、そして従業員もバカです。
皮肉っているわけではなく、重要なのは仕組みを作るということです。
「これ見ろ」「確認をしろ」「わかるだろ」「常識」
これらを当たり前のように従業員に押し付けても、
人は「コントロール不能」日々のパフォーマンスは変数です。
全てにおいて「通じない」と思った方が良いということ。
だから「バカ」と表現しました。
管理者が、
「わかるだろ？」と言った具合に、「従業員にあわい期待をするくらいなら」、
そのエネルギーで管理者こそ仕組みを作るべきなのです。
しかし仕組みはデジタルリテラシーなしに作れないと私は考えます。
日々現場の資料に目を通せ、面倒です。
誰が、棚にいってその現場の資料を探し、そして閲覧する、
こんな面倒なこと、2、3日はするかもしれませんが、習慣にはなりません。
面倒なことは誰もしません。
前回行ったから大丈夫ですと言われるのが、おち。
面倒なことを簡単に表現できるようにするために、管理者は仕組みをつくるべきと私は考えます。
それが、デジタルリテラシーなしに、表現できないと私は考えます。
まとめ
業務の隙間時間や帰ってから、シフト表の作成に相当な時間を投資しました。
その経験から多くのことを学びました。
昨今はAIが出現したので、私がやったような多くの時間を投入して仕組みを作る必要性はなくなりました。
AIを利用すれば、欲しい仕組みを簡単に作ることができますが、最低限のスキルは磨くに越したことありませんが・・・
勉強しようと思えばいくらでもできます、エクセルやスプレッドシートについて学びたければ、AIに尋ねるもよいですし、本がよいというなら、amazon Kindle Unlimitedなら30日間は読み放題です。
何を学びたいかが決まれば、無料で学ぶことは十分可能です。
やり始める環境はすでにあります、どうするか？これは、自分の意思次第ですが。
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