【シフト管理】ホワイトボードからスプレッドシート変更で、一気にDX化が加速した

シフト管理をホワイトボードからスプレッドシートに変更したことで沢山メリットがありますよ。

その当時はDX化という認識はなく、自然とDX化の流れになりました。

ホワイトボードからスプレッドシートに変換する過程には色々と障害がありました。

ここではチームの情報をホワイトボードからスプレッドシートに変換してどうなったか？　また変換時に準備しておくことをお伝えします。

シフト表ホワイトボードでの悩み

マネイジメント業務を引き受けて、最初に目の当たりにした問題は、前任者のホワイトボードでのシフト管理でした。

ホワイトボードに、１日に貼り付ける情報は、出勤と公休だけではありません。

シフト表というと、一般的には出勤か公休かの2択のシフトが多いと思いますが。

10件近い現場に、作業に携わる人員と作業開始時間、作業種目と注意事項などと情報量が多いシフト表になります。

そして、私のチームでは、シフト変更が日々発生します。

現場もこなす私は、現場から帰ると毎日のようにホワイトボードの前に向き合っていました。

私がホワイトボードでの管理からスプレッドシートでの共有に変えた背景をお伝えさせてください。

ホワイトボードの問題点

シフト管理でホワイトボードを使用することに、いくつかの問題を感じていました。

以下が感じていた悩みです。

さらに、ホワイトボードにリンクする「稼働表」と「日報」があり、ホワイトボードを変更すると「稼働表」と「日報」も手作業で更新しないといけないことです。

ホワイボードにリンクするもの

ホワイトボードにリンクするものが3つあります。

これが厄介でした。

「稼働表」では、20名近いメンバーの公休日数合わせをしないといけません。

「稼働表」とホワイトボードを見比べて相違がないか調べるのは集中力を使い、鉛筆と消しゴムで消したり書いたりと公休日数を合わせていました。

これ、絶対ミス起こります。

「日報」は、その日の・作業現場名・行ったメンバー・開始終了時刻を、日報用の用紙に記入しないといけません、これも面倒です、私は字が下手なので尚更です。

「変更があった時に該当者に連絡」も日常茶飯事でした。

これらを改善したいと、試行錯誤が始まりました。

DX化で改善したいことはこれだ！

この悩みを抱えながら、なんとなく「こういうふうにできたら…….」というビジョンが思いうかんできました。

このビジョンに向かって動き始めました。

シフト管理をスプレッドシートにしてどう変わった

シフト表をホワイトボードからスプレッドシートに変換してからですが、行き先をホワイトボード貼る作業に1日かかっていた作業が、スプレッドシートでは1.5時間で終わりました。

これはわかりやす例ですが、現在はただのシフト表ではなくなりました。

シフト表から、顧客情報のデーターベースにアクセスできるようになり、メンバーはどこからでも、必要な情報を取り出せるように変化しました。

私もマネイジメントの認識が変わり、情報を扱うことが私の仕事に変化しました。

スプレッドシートとは？

スプレッドシートとはGoogle社の表計算ソフトです。

誰でも無料でインストールできます。

スプレッドシートを知るまで間、Excelを使用し、シフトと日報一元化していた時期があります。

しかしこれでは、リアルタイムの共有ができず、以下の目標を掲げていましたが、

達成できたことは、シフト表と日報の2つの一元化でした。

私はテクノロジーの分野について知らなすぎました。

クラウドの存在すらしりませんでした、そこで自分の目的にあったソフトを探し始めて知った、クラウドとスプレッドシートでした。

DX化とテクノジーのメリット

DX化により、「時間」と「空間」を超えます。

例えば「時間」

シフト確認に会社に行く必要がなくなりました、スマホから確認できるので、家にいながら自分のシフトを確認でき、自分のことに集中できるようになりました。

私は会社まで往復1時間ですが、以前は連休が続くとシフトを会社まで確認にいっていました。

それがなくなりました。

「空間」ですが、作業手順書や指示書をスプレッドシートに添付することで、現場での確認が可能になりました。

仕事を誰でもが攻略できる仕組みが出来上がってきました。

スプレッドシートのメリット

スプレッドシートを使用するメリットは誰でも無料で使用開始できることでした。

スプレッドシートが有料でしたら、ホワイトボードをデジタル化することは難しかったと感じます。

Excelからスプレッドシートに移行した時は、Excelとの違いに戸惑いましたが、今ではよく覚えてなく、大した悩みではなかったと思っています。

スプレッドシートの関数や自動化機能は、自分では使いこなせないほど豊富なことができます。

目標とした以下のことは、関数を使用することが避けられません、それを乗り越えたことは大きな経験になりました。

何もしらない私でしたが、Googleで調べることで、なんとか必要な関数を使い、仕組みを作ることができ、自分のスキル向上になりました。

DX化、ホワイトボードからスプレッドシートへの難しさ

シフト表をホワイトボードからスプレッドシートでDX化するにあたり、当時は沢山メンバーからバッシングをうけました。

私がこの経験を通じて以下の2点を構築してから変革をしたほうが良いと感じています。

ここでは変革するときに押さえておきたいポイントを2つ紹介します。

周囲の理解

私のチームの平均年齢は50歳、デジタルに嫌悪感を示す人が多数でした。

急激な仕組みの変化に拒否反応を示すのは自然の流れで（現状維持バイアス）高齢化と、2重と重なり、初期には沢山のバッシングがありました。

まず最初に、あなたのビジョンに共感する仲間をみつけましょう。

一人で全てを決断し、実行することは非常に労力が必要になります、仲間がいることで、自分のやっていることに確信が持てます。

何かをしたい人、１００００人。
それを始める人、１００人。
それを続ける人、１人。

引用元；中谷彰宏さん

正しく継続できれば、成功するのです。

継続できる環境は大事です。

ネットワークの構築

先ほどの繰り返しになりますが、環境を整えることが大事です。

シフト確認にネットワーク接続の環境が不可欠な要素になります。

チームにネットワーク料金の心配をせず、利用してもらうために社内にWi-Fi環境を作る必要があります。

そしてマネジメント用PC、チームメンバーが閲覧するためのタブレット（スマホがない人もいますので）が必要になりました。

そもそも、マネイジメントにGoogleアカウントがないと成り立ちません。

幸いにも会社からスマホを支給されていましたので、スムーズに仕組みを作ることができましたが、スマホもWi-Fi環境もないとなれば、会社にビジョンを伝えて環境を構築してもらう必要があります。

DX化するとどうなるのか？　どのようなビジョンがあるのか？　明確にしておくことが大事ですよ。

まとめ

私はビルメンテナンス業でマネイジメントの仕事に携わり、ホワイトボードからスプレッドシートに変換するDX化を実施してここには書ききれないほどのメリットがありました。

仕事の効率化もそうですが、テクノロジーにつても少しずつ知ることができました。

テクノロジーを使用することで、情報が民主化され、「できないが、できるに変わる」可能性を感じています。