【ホワイトボード】予定表をデジタル化するメリットとは？

予定表作成は毎月避けて通れない業務で、管理者はその都度悩むことが多い仕事ではないでしょうか？

予定表作成は公開してみたものの、間違いがあったり、変更があったりなにかと、管理者の時間を多く取られる仕事だと私は認識しています。

管理者として一番効率化したい仕事が予定表作成業務ではないでしょうか？

私の職場でシフト管理をホワイトボードからデジタル化した結果、予定表作成の作業負担が減ったのでお伝えしようと思います。

予定表がホワイトボードの問題点と改善したいこと

数年前まで予定表作成をホワイトボードでおこなっていました。

私が所属するチームですが、現場数が212件、作業メニューが1057種類、人員17名、予定表公開は半月分というチームです。

予定表の公休欄を稼働表に手作業で書き写す作業もありました。

これだけの量のマグネットに向き合うことは、効率的ではないと脱ホワイトボードをすることにしました。

脱ホワイトボードでデジタル化を推進してみた経験をお伝えしようと思います。

ホワイトボードの問題点

予定表はリサーチする作業時間が大きな時間となっていました。

前回その仕事に携わった人を過去のファイルから手作業で見つけ出すことに大きな時間が奪われていました。

こうやって考えると、以下を改善したいとかんがえるようになりました。

改善したいこと

私が改善したと思ったことは3つです。

予定表をデジタル化した結果

私たちは、予定表をグーグルスプレッドシートを使用してチームや営業所とクラウド共有しました。

PC、スマホ、タブレットどの端末からでもアクセスできる仕組みにしました。

1,どこからでもアクセスが可能

予定表をクラウド共有していますので、いつでもどこからでもアクセスが可能になります。

管理者にとっては、ホワイトボードを持ち出すことは不可能ですが、この仕組みがあれば、客先でシフトの確認や更新がスムーズにでき、確認変更がリアルタイムで可能になります。

予定表作成は完全に在宅勤務でも対応可能になります。

対応が早いと、お客さんから喜ばれることかと思います。

管理者だけではなく、チームメンバーにもメリットがあります。

例えば、明日のシフトはどうだったかなと自宅に帰ってから不安に思っても、スマホからシフトが確認可能になります。

2,予定表にデータを一元化

ホワイトボードでは稼働表に鉛筆と消しゴムを駆使して従業員の公休日数を合わせていましたが、稼働表はスプレッドシート関数を使い、自動的に反映するようにしましたので、間違いがなくさらに自動的に公休日数もカウントされるようになり便利になりました。

日報は、クラウド共有しているため営業所のほうから、予定表にアクセスしていただき、その日のシフト表を印刷していただき、完結する仕組みにしたので、私は日報に関しては全く関与する必要がなくなりました。

3,必要な情報を取り出せる仕組み

管理者にとって予定表作成は過去のリサーチに費やす時間が多いのではないでしょうか？

リサーチなくして予定表は作れないと私は考えます。

現場数が212件、作業メニューが1057種類、その人員17名のチームです。

前回、誰が作業に携わっていたのか？

履歴を控えて、簡単に検索できる仕組みはリサーチに費やす時間が劇的に減るのではないでしょうか？

そして予定表に準じて作業をする従業員が予定表を見るだけで必要な情報を得ることができる仕組みは従業員が作業しやすい仕組みと呼べるのではないかと私は考えました。

例えば「指示書や手順書を確認してから作業に行け！」という前にその情報が取り出しやすい状態か？

今一度考えてみることが重要ではないかと私は思います。

Amazonの調査ですが、「サイト表示が0.1秒遅くなると、売り上げが1%減少し、1秒高速化すると10%の売上が向上する」統計があります。

ユーザーが知りたい情報をすぐに表示できる仕組みがないと、気分が変わり読まれない状態になると私は考えます。

ユーザーに親切な仕組みを作って悪いリターンは無しと私は考えます。　

まとめ

いかがでしたでしょうか、デジタル化することで、従業員と管理者双方にメリットがありますよ。

双方向というのがポイントだと私は思います。

従業員と管理者、双方向にメリットがある仕組みは、おそらくその仕組みを仕事に取り入れて悪いリターンはないと私は考えます。