【DX業務効率化】チームで情報をデジタル化して

毎月のシフト管理が大変でホワイトボードからデジタル化して業務効率化したいという思いから推進を始めたデジタル化で、いろいろな気づきがありました。

【DX業務効率化】シフト表ホワイトボードからスプレッドシート

業務をデジタル化して業務効率化したいと考えているあなた、デジタル化を実施してみると複利的に思わぬメリットがあったりしますよ。

ここからは私がデジタル化DX化により、どんなメリットがあったのか解説をしたいと思います。

DX化でバラバラの情報を一括にまとめる

始めは毎月のシフト管理でホワイトボードだと色々と面倒だという気持ちの衝動からはじまったデジタル化です。

スプレッドシートのシフト表に全ての情報を盛り込めるのではないかと考えるようになりました。

出張清掃チームでマネイジメントする私は、手順書や図面を確認してから現場に行ってほしいと思うことがしばしありました。

バラバラの状態では、情報が読まれない、更新されないのは当たり前と私は考えました。

定着しないのにはわけがある

手順書を作ってみても読まれないというお悩みありませんか？

お客様事の情報をファイルに閉じて見たものの、誰からも見られない、変更あっても更新してもらえない。

私はこう考えます面倒だったり、手間なことはなかなか定着しないと。

例えば、現場の作業に向かう前に、手順書や作業範囲などを確認してから、作業に向かってほしいとかんじませんか？

これらは、大量のお客様別ファイルですが、私は顧客情報と呼んでいます。

このなかから、毎日行き先のファイルを引き抜いて、確認して、さらに変更があれば、情報を書き足して…..

更新情報をチームに流して、って……無理ですよね。

そこで、デジタル化です。

業務効率化デジタル化とは？そのメリットとは？

昨今よく聞くDX化（デジタルトランスフォーメーション）。

DX化って聞くと、書類をエクセルに変換すればよいわけではないと私は考えます。

私はデータをデジタル化しただけでは意味がないと思っています。

手書きから表計算ソフトへの変換ではDX化ではないと。

よくデジタル化、DX化といいますが、その効力をはっきするにはこの２点が大前提で重要だと私は考えます。

この２点が重要だと考えます。

または、シフト表がホワイトボードだと、連休が続くとわざわざ出勤してシフト確認をしてみたり、とくに年末の正月休みではシフトがどうなっているか、シフト確認での出勤を多くの方が経験していることと思います。

私は子供が5人います家庭がなにより忙しいので、仕事の確認をわざわざ休日に出勤してまで確認したいとは思いません。

デジタル化のメリット①空間を超えるとは？

先ほどの繰り返しになりますが、手間だったり面倒だったりすることは定着しません。

どこにいてもクリック一つでほしい情報が手に入れられるようにしなければと考えました。

情報を探したくなるのは会社にいるときだけとは限りません。

メンバーに顧客情報を仕事にいく前に確認してほしいのであれば、簡単に顧客情報を確認できるようにしておく必要があると私は考えます。

ユーザーに親切でなければいけないと。

顧客情報の中にも色々な情報が格納されています。

などの情報があります。

ファイルを手にとり紙書類をペラペラして探すのは大変ですよね、しかも一日2,3件回ることもあるわけですので、これを毎日確認するのはちょっと難しい要求だと私は感じます。

そこでこの顧客情報が、シフト表に必要な最新の情報が添付され、それをワンクリックで確認できたら便利じゃないですか？

夜寝る前に明日の現場どうだったかな？と不安になることありますよね。

そんなとき会社に行かなくても確認できることはチームにとって嬉しいことだと私は考えます。

空間を超えることは、どこからでも確認できることです。

デジタル化のメリット②時間が変数になる？

デジタル化により時間を超えるとは、例えば私は会社まで往復1時間の場所に住んでいます。

シフト表がホワイトボードであったなら、チームのメンバーにわざわざ電話確認するのが気が引ける人いらっしゃいますよね？

となると、シフト表確認に出勤する必要があることがあります。

しかし、自宅にいながら確認できれば、1分で目的が達成できます。

1時間が1分です。

デジタル化により時間が変数になりました。

スキル構築かかる時間が変数になる

スキル構築のかかる時間が変数になる場合もあります。

例えば、手順書をデジタル化していつでも閲覧できるようにしておけば、現場に入る時の初期値が違いますよね？

3回行かなければいけない現場が2回で覚えられる可能性があります。

これも時間が変数になる要素です。

手順書をデジタルにして、共有されると福利的に思わぬメリットが発生したりします。

例えば汚れの落とし方でわからないことがあると、ユーチューブで調べてみますよね？

それをみた時点で初期値が違います。

情報を持っているか持っていないかで、初期値が大きく変わることを意味しています。

そんなこんなで情報の大切さがわかってきたので、チームと外に向けて情報発信をしてみようと思い立ちました。

DX化で情報発信する理由とは？

情報を知っていると知らないでは、初期値が大きく変わることがわかりました。

情報を知っているだけでスペックが高まるなら、情報発信はコスパの良い教育手段だと私は考えました。

そこで実際に情報発信をすることにしました。

内側のチームに向けて同時に外側への発信ができるように、ワードプレスでチームサイトを立ち上げました。

さらにノーションで作業実績を作成しました。

情報を民主化すること

一部の人だけしかしらない情報、例えば、その業界に特化した新製品を試してみたりした記事や今までより、効率的な手段を知ったことにたいして情報をまとめること、その情報を発信することにより、チームのスペックが上がると考えました。

いろいろな新製品などが発売される中、それを使ってどうだったかということを発信しないことは非常にもったいないことだと感じます。

その商品が使い物にならなくても、外の世界にはその情報を知りたいというユーザーがいるわけですので。

それとは別に運営理念の共有はとても大事なことだと私は考えます。

シフトでもどうしてそのような人員采配をするのかを明確にすることは大事なことだと思います。

作業実績を公開することのメリット

会社ホームページはあるのに更新が全くされていないばかりか、どんな作業実績があるのか公開していない、または、件数が少ない場合があると感じます。

例えば、名刺にQRコードがあり、作業実績やチームサイトが見れるようになっていたらどうでしょうか？

お客さんから、どんな理念のチームか理解していただけると同時に、未来を見せることが大きなメリットだと私は考えます。

プレゼンテーションでも未来について語っていますよね？

作業実績は未来を語ることの事例集であると私は考えました。

まとめ

シフト管理のデジタル化によるメリットは大きいです。

ホワイトボードでの作業は手間がかかり、ミスも生じやすいですが、デジタル化により効率化と正確性が向上しました。

グーグルスプレッドシートを使い、シフトをクラウド上で共有することで、場所や時間を問わずアクセスできるようになりました。

また、稼働表や日報も自動化され、情報が一元化されました。

さらに、顧客情報など他の業務においてもデジタル化が進められ、情報の共有と効率化が図られています。

DX化の重要性は空間と時間の制約を超え、情報の価値を最大化する点にあります。