アナログとは、それだけで完結しない仕組みだと思いませんか？
例えば、シフト表の管理が紙だと、おそらくですが、「そのシフト表とは別に、稼働表や日報を別に作成したりしませんか？」リンクするもありますよね。
めんどくさいよね。
注意力が足りない私は
ミスが多かった。
ちなみに、統計では現在も50％の企業のシフト表が紙という統計があります。
そして、デジタル化を従業員が強く望んでいるという統計結果になっています。
私はシフト表が紙＝アナログではミスが起こるのは当然だと感じて、デジタル化を始めました。
デジタルとは？情報の伝え方
何がお伝えしたいかというと、アナログではミスが起こる不効率な仕組みだということです。
会社で思い当たることはありませんか？
- 自分にしかできない
- ミスが多くなる
- 誰も見ない
私はこう考えました、デジタル化は仕事を効率化します。
効率化には様々な側面があるよね。
アナログとの違い
何か調べたいときに、わざわざ図書館に行きませんよね？
すぐに情報が欲しい。
ポケットからスマホを出し検索をすると思います。
やはり、すぐに情報にアクセスして知りたいことを得たいと願うのが現代人ですよ。
会社のデータも同じです。
ユーザーはすぐにほしいのです。
すぐに手に入らなければ
離脱します。
すぐにほしい情報が手に入る、検索することができるこの仕組みがデジタルとアナログの違いだと考えます。
情報を探したくなるのはパソコンの前にいるときだけではない。
Googleが掲げる10の真実
ユーザー目線で親切でなければいけない理由
「これこれこうしてくだい」のお願い、上司なら部下にお願いすることも多いと思います。
部下が実行するかどうかは、作業のしやすさ次第で、実行率が変化します。
例えば、作業前に手順書を確認してください。
- クリック一つで確認できる方法
- 書類棚まで行き、その書類を引っ張りだして確認する方法
どちらが、実行率が高いでしょうか？
クリックだけで確認したい。
仕組みは簡単でないと実行されません。
デジタルの伝達方法
簡単に閲覧できなければ人は見ません。
例えば、紙書類を確認したいとき出先でそう思ったら忘れたらとりに戻らないといけません、しかし情報がクラウドにあれば出先でスマホから確認することができます。
ネットで調べ物をするときもそうですよね。
すぐに知りたい情報がでなければそのページから離脱しますよね。
人は本性は怠け者です。
従業員に親切な仕組みでなければ、お願いごとは実行されません。
遅いより速いほうがいい。
Googleが掲げる10の真実
デジタル化とはPCを使うことなのか？
PCを使うことがデジタル化だと勘違いしてはいけません。
私はこう考えます。
必要な情報にどこからでも、またはどの端末からでもアクセスできることがデジタル化だと。
大事なことは情報の流れが双方向であることだと思います。
情報の流れが一方通行でないか？
PCを使用しているからといって、情報の流れが一方通行でないことを確認してください。
例えば、エクセルを使用しているからデジタルかと言えばそうではなく、クラウドで情報を共有していること、様々な端末からアクセスできることがデジタル化と認識しています。
繰り返しますが、デジタル化は情報の流れが双方向であることが重要です。
ユーザーに親切であれ
知りたい情報をどこでも閲覧することができるようにするには、スマートフォンでも使用できるアプリを使用する必要があります。
そしてスマートフォンには2種類のOSがあります。
AndroidとiOSですよね。
どちらのアプリケーションでも使用できるアプリを使用することが必要です。
例えば、Google spreadsheetやNotion（ノーション）が広くしられています。
この二つはスマートフォンでもちろん使用でき、編集も可能です。
ユーザーに焦点を絞れば、他のものはみな後からついてくる。
Googleが掲げる10の真実
デジタル化するメリット
業務について質問です。
- 自分しかできない
- 手順を残していない
- 必要な情報のまとめデーターベースがない
もしそのような状態であれば、危機だと思ってください。
仕事を伝達せず、自分だけしかできない、この状態は悪です。
本当にお伝えしたいことは、「デジタルが嫌いじゃなくて、情報はデジタルで残さないといけない」ということです。
情報は資産です。
なぜかというと、デジタルは「時間と空間を超える」からです。
ここからは、デジタルの最大メリット「時間と空間を超える」ことを解説します。
時間を超える＝スキル構築を短縮する
情報がデジタルで残っていることで、その作業員の初期値が変わります。
例えば、料理ですが、必要な材料と料理手順が残っていれば、料理長いりませんよね？
1回経験すれば、2回目はその情報（手順書）すら必要ないかもしれません。
さらに料理長は不要になります。
デジタルはスキルの壁を
なくす。
作業員に事前情報が「ある」と「ない」では、その日のパフォーマンスに雲泥の差がでます。
作業前にデジタルの手順書を
確認すればよい。
事前情報のインプットがあるつまり、初回の初期値が変われば、スキル構築までにかかる時間がかわるということです
例えば、その仕事を3回しないと理解できない仕事、情報がデジタルで残っていて事前に作業員がインプットできれば、スキル構築までの回数が3回から2回になったりするわけです。
時間を超えるとは、その情報の閲覧までにかかる時間だけではなく、人材育成という面でもメリットがあります。
空間を超える
空間を超えるはわかりやすいですよね、
今はスマホがあれば、図書館に行かずとも、必要な情報を取り出すことができます。
現場作業時の不明点が、スマホをひらけばヒントや答えがでる環境は、従業員に優しい環境ではないでしょうか。
優しさがないと
離脱します。
これからの時代は外に発信することが重要とされる時代です
必要な情報をどこからでもアクセスできるように仕組み化することは、働きやすさに直結する要素ではないでしょうか？
「すばらしい」ではたりない。
Googleが掲げる10の真実
まとめ
いかがでしたでしょうか、アナログからデジタル化することにより、業務がかわります。
- 仕事が民主化する
- 仕事が効率化する
どちらも企業の存続に関わる重要な要素ですよね。
インターネットの普及で、情報が民主化されました。
デジタル化とは、仕事を民主化することと私は考えます。
デジタル化は空間と時間を超えます。
私は情報がないと人は行動できないと考えます。
今の時代は、情報を確認してから行動を開始する時代ですよね？
買い物でもリサーチしてから購入しますよね？
人は情報を求めています。
従業員のニーズを満たすのが管理職の仕事、働きやすい環境作りを後押しするのがデジタル化ではないでしょうか。
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