頭を悩ませる仕事で予定表作成がありますよね？
私は出張清掃をメインとしているチームです。
- 現場数が212件
- 作業メニューが1057種類
- 人員17名
- シフト公開は15日分（半月毎）
というチームです。
つい先日まで予定表作成がホワイトボードでの確認でした。
とにかく大変でした💦
そこで予定表をスプレッドシートへデジタル化を推進してみたら意外なメリットにきづきましたのでお伝えしようと思います。
昨今の感染症による、仕事の突然のキャンセルがあったりしませんか？
出勤さえ躊躇う頃には、予定表をスプレッドシートへデジタル化したことにより、わざわざ出勤して確認をすることなく、変更などの伝達がうまくいきました。
雪国であれば、大雪時にも予定表の変更が生じることがありますよね？
デジタル化はチームにとってありがたい仕組みだと私は考えます。
アクセスすれば確認できる仕組みだ！
業務効率化？ホワイトボードの問題点
ホワイトボードでの作成業務はとにかくロスが多いと私は思いました。
- マグネットを探す手間（検索して打った方が早い）
- 稼働表と日報がバラバラ
- 予定表が出勤しないとわからない
ホワイトボードはとにかく情報がバラバラなのです。
ホワイトボードは何らかの予定表をみながら、マグネットを貼り付けるわけですので、この時点でミスが起こる可能性があります。
例えば、予定表にはあった現場を入れ忘れたり、作業開始時間が違ったり、備考欄に書かれている情報をホワイトボードに写し忘れるミスがあるかもしれませんし。
それがうまくいったとしても、それから人員をホワイトボードに貼り付けていきますが、ここでもまたバラバラなのです。
ホワイトボードでは、人員貼り付けと稼働表は、自動で同期しませんよね？
人員を貼り付け、そして剥がすと同時にシャーペンと消しゴムで稼働表に記入するわけです。
効率的な業務ではない。
ここでもミスが起こる可能性が十分あるということです。
私はうっかりミスが多いので、当然ミスはつきものです。
仕組化しなければミスはつきもの。
ミスを無くしたい、効率化したいという思いから、シフト表からデジタル化を始めました。
1,マグネットを探す手間（検索して打った方が早い）
数えてみました、現場数が212ありました。
作業メニューは、1057あります。
作業員は17名。
とにかくマグネットは面倒だと。
手書きの方が早い、しかし私は字が下手です。
マグネットの数を計算してみました。シフトは15日単位の公開ですので。
現場数212+作業メニュー1057+(人員17×日数15)=1,524枚
ホワイトボードに貼り付けられた半月分のマグネットを解体するだけでも、半日かかりそうな量です。整理して収納しないとさらに大変になりますから。
2,稼働表と日報がバラバラ
日々変更が多い職場で、出来上がった予定表の変更はよくあることです、そのたびに、ホワイトボードから現場名マグネットを剥がし所定の場所を探して、作業員名のマグネットを移動したら稼働表に鉛筆と消しゴムで休みと記入してみたり、消してみたり。
ミスが多い私はやっぱり、間違いが起きてしまいます。
それとは別に日報を毎日、予定表から手書きで書写し作業がありました。
字が汚い私はこの作業が嫌で仕方ありませんでした。
書き写す時間も大きな時間だ。
3,変更や予定表確認は出勤しないとわからない
変更が起こったときに、変更の対象となるメンバーに伝えることも必要になりますよね？
至急の場合だと電話してみて、なかなか繋がらなずに、気になって自分の仕事が進まない、なんてことありませんか？
連絡することを忘れないようにすることで必死だった。
また、長期間休みが続いた場合ですと、予定表確認を電話や出勤しないと、確認できないデメリットもあります。
予定表をデジタル化した結果
予定表をグーグルスプレッドシートを使用してチームや営業所とクラウド共有するようになり、いつでもどこからでもシフト表にアクセスできるようにしました。
クラウド共有とは？インターネット経由で閲覧できることです。
グーグルスプレッドシートとは？無料で使用できる表計算ソフトです。
PC、スマホ、タブレットどの端末からでもアクセスできる仕組みにしました。
家にいながらシフト確認できる。
マグネットとホワイトボードがなくなった
ホワイトボードに１ヶ月分予定表を貼り付けるだけで7.5時間を要していた作業が、今では90分で完結します。
7.5時間→1.5時間
当たり前ですが、マグネットとテプラは不要になりました。
ホワイトボードもなくなり、詰所の中がスッキリしました。
マグネットを収納する時間も大変なロスです。
現場数212+作業メニュー1057+(人員17×日数15)=1,524枚
欲しいものを探せない…….
探し、収納するだけでも大変です。
ホワイトボードがなくなることで、従業員3人分のスペースが新たに確保できました。
稼働表と日報がバラバラ
稼働表はスプレッドシート関数を使い、自動的に反映するようにしましたので、間違いがなくさらに自動的に公休日数もカウントされるようになり便利になりました。
仕組化しないとミスは減らない。
日報は営業所のほうから、予定表にアクセスしていただき、その日の予定表をコピーしていただき、完結する仕組みにしたので、私は日報に関しては全く関与する必要がなくなりました。
予定表はどこからでも確認できる
先ほどの繰り返しになりますが、予定表をクラウド共有していますので、いつでもどこからでもスマホからアクセスが可能になります。
変更があった際にも、チャットで「何月何日変更があり、確認してください」それだけで完結します。
長期間の休みになると、予定表が気になったりすることありませんか？
わざわざ、メンバーに電話や出勤しての確認の手間が不要になります。
変更もグループチャットで連絡をすれば、あとは各自が予定表を確認すればOKです。
シフト表ができらたURLをチャットで送信。
業務効率化、デジタル化すれば良いの誤解
ここからは、私がデジタル化推進していき、感じたことをお伝えしたいと思います。
長らくホワイトボードに慣れたメンバーからするとデジタル化というか予定表確認がホワイトボードでなくなることはある意味危機感を感じることになります。
心理的安全性が脅かされる。
全ての人があなたの改革を肯定してくれるわけではないことを理解が必要です。
そしてデジタル化することにより自分ばかりが業務効率化してはいつになっても理解はされないものになります。
デジタル化はユーザーに焦点を当てること。
デジタル化ではないデジタル化
タイムカードがなくなり、スマホアプリでの打刻になったのですが、これがまさにデジタル化ではデジタル化でした。
スマホアプリで完結すればよいのですが、タイムカードの時と変わらずに
- 残業用紙
- 休暇申請用紙
以上を別に書かないといけません。
一元化してこそデジタル化するメリットだと私は思いますが。
そしてスマホUI（Webデザイン）も果たして打刻確認に適したデザインなのか微妙です。
締日の確認は本当に時間が奪われる。
2重の手間に打刻漏れや残業の申請漏れがあって当然だと私は思いますが。
組織側の一方的なデジタル化は理解されません。
使用する側にリターンがないことに共感する人はいません。
手間が減らなくてはデジタル化と呼べないと私は考えます。
手書きをエクセルにすれば良いわけではない！
巻き込むこと
デジタル化を進めるなら、自分の方針に共感してくれる仲間を見つけ巻き込むことが大事です。
誰かは反対してくるよ。
変化に拒否反応を示すことは人間の正常な反応です。
重要なことはその後理解されるか？
孤独感を感じることは間違いないので、仲間を探して一緒に改革をすることをおすすめします。
従業員にとってメリットがあるシステムなら、一時の反発でそれ以降は受け入れてもらうことが可能だと私の経験上感じます。
先ほどの繰り返しになりますが、くれぐれも組織側にメリットがある仕組みではなく従業員にとってメリットのある仕組みにすることが大切だと私は考えます。
まとめ
チームの予定表作成は手間がかかり、ホワイトボードでは情報がバラバラでミスも多くありました。
しかし、デジタル化により劇的な改善が見られました。
デジタル化した当初は、大変反対にあいましたが、現在はめでたくデジタル化5年近くを迎えようとしています。
デジタルの予定表をユーザーが利用するメリットがあると感じていただけたからこそ、これまで継続できていると思っています。
ユーザー目線でデジタル化を推進することが一番大事なことではないかと思います。
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